فرم اداری چیست؟
فرم اداری پرکاربردترین ابزار مورد استفاده برای مکاتبات اداری است و اسنادی هستند که معمولا دارای نوشته و جاهای خالی برای پر کردن آن توسط افراد هستند. فرم‌های اداری غالبا از لحاظ ظاهری و اندازه دارای یک استانداردی هستند. اصولا در یک اداره یا سازمان، شکل ظاهری فرم‌هایی که برای یک هدف معین به کار گرفته می‌شوند باهم یکسان است.
از این فرم ها برای درست کردن مجموعه ای از اسناد یا مدارک مشابه استفاده می‌شود و معمولا از نظر ظاهری، شکل یکسانی دارند. با این حال امکان دارد شماره سریال متفاوتی داشته باشند.
در برخی شرایط این فرم ها پس از تکمیل شدن توسط افراد شاغل در سازمان و ادارات یا توسط مراجعین، به عنوان مدرک، اظهاریه برای سفارش، درخواست و غیره کاربرد داشته باشند. مانند اظهارنامه گمرکی، اظهارنامه مالیاتی و …
همانطور که پیش‌تر گفته شد، فرم‌های اداری، رایج‌ترین ابزار در ادارات و سازمان‌ها هستند و در انواع مختلف و متنوعی مشاهده می شود. هر فرم اداری دارای مشخصات و اطلاعاتی است که در ادارات و سازمان‌ها، هر شخص برای ثبت کردن درخواست خود، ملزم به استفاده از این آنها است.
در اغلب فعالیت های یک اداره یا سازمان، کارمندان یا مراجعین با فرم‌های اداری سر و کار دارند و این فرم ها به عنوان یک سند و مدرک شناخته می‌شود و حائز اهمیت است.
در تمام فرم های اداری، فاصله و جاهای خالی وجود دارند که افراد باید اطلاعات خواسته شده را در آن ها بنویسند. ادارات و سازمان ها از فرم های اداری به منظور ثبت اطلاعات و مشخصات افراد استفاده می‌کنند. از فرم‌های اداری برای ایجاد محتواهای مشابه نیز استفاده می‌شود.
در واقع فرم اداری یک کاغذی با عنوان مخصوص است که قسمت هایی از آن برای نوشتن و ثبت مشخصات و اطلاعاتی خالی است. اطلاعاتی همچون نام و نام خانوادگی، تاریخ، گیرنده و ...
انواع فرم های اداری
این فرم ها غالبا از نظر ظاهری همگی شبیه هم هستند. اما اطلاعات و مشخصات و کاربرد آن ها با یکدیگر متفاوت است. فرم ها به چندین دسته ی کلی تقسیم می‌شوند که هر کدام کاربرد خاص خود را دارند:
فرم های عمومی
نوعی از فرم ها محسوب شده و در همه ی ادارات و سازمان‌ها کاربرد دارند. مانند فرم حکم استخدام، فرم اضافه کاری و فرم درخواست مرخصی.
فرم های اختصاصی
این نوع از فرم ها، مخصوص هر اداره و سازمان است. یعنی فرم های اداری اختصاصی یک اداره یا سازمان با ادارات و سازمان های دیگر متفاوت است. فرم های اختصاصی هر سازمان برای هدف خاصی طراحی می‌شوند. مانند: فرم درخواست وام، فرم پیگیری نامه.
فرم های ویژه
میتوان گفت این دسته از فرم ها، فرم های نامتعارفی هستند که توسط واحدهای اداری استفاده می‌شوند. این دسته از فرم ها معمولا برای یک بار تهیه می‌شوند و عمومیت زمانی و مکانی ندارند. مانند: فرم هایی نادر که توسط برخی واحدهای اداری تهیه و تنها برای یک بار در زمان و مکان خاصی استفاده می‌شود، مانند فرم اطلاعات تماس دفاتر شرکت.
فرم نامه
این دسته از فرم ها یکسان هستند و قسمت های مختلفی از آن، از پیش تعیین شده و چاپ شده اند. در فرم نامه جاهای خالی وجود دارد که افراد آن ها را با اطلاعات و مشخصات خواسته شده، پر می‌کنند. مانند: فرم درخواست کالا یا خدمات در سازمان ها و ادارات
دفاتر اداری
دفاتر اداری دسته ای از دفاتر است که در سازمان ها و ادارات کاربرد دارد. با پیشرفت تکنولوژی و افزایش استفاده از نرم افزارهای رایانه ای، استفاده از دفاتر اداری نیز دیگر مثل قبل رایج نیست و عموما ادارات و سازمان ها از اتوماسیون های اداری به جای دفاتر اداری استفاده می‌کنند. مانند: دفاتر مالی، دفاتر اندیکاتور، دفاتر ارسال مرسولات و ….
فرم های اداری شامل چه چیزهایی می‌شوند؟
همانطور که پیش تر گفته شد، این فرم ها انواع مختلفی دارند که هر کدام کاربرد خاص خودشان را دارند. اما در حالت کلی میتوان گفت که برخی موارد در عموم فرم ها مشترک هستند. موارد زیر در اکثر فرم ها وجود دارد:
- نام و نام خانوادگی
- مشخصات فردی که فرم را پر کرده است
- تاریخ پر کردن فرم
- موضوع و هدف فرم
- نام و مشخصات سازمانی
- امضا یا مهر مقام صلاحیت دار
- مدت زمان اعتبار حکم (تاریخ شروع و پایان دستور ذکر شده)
مزایای استفاده از فرم اداری
همانطور که پیش تر گفته شد، استفاده از این فرم ها مزایای فراوانی دارد:
- به مدیر و کارکنان یک اداره یا سازمان کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری در جهت پیشبرد اهداف اداره یا سازمان بگیرند.
- به ارباب رجوع و مراجعین یک اداره یا سازمان کمک می‌کند تا کمتر دچار مشکلات اداری شوند. به عبارتی فرم های اداری از سرگردانی و بلاتکلیفی مراجعین و ارباب رجوع جلوگیری می‌کند.
- فرآیند انجام کارهای اداری را سرعت می‌بخشند.
- به منظورهماهنگی برای نحوه انجام کارها نیز استفاده می‌شوند.
- سهولت در ثبت و ضبط اطلاعات و مشخصات
- سهولت در جمع آوری و استخراج اطلاعات ضبط شده
- تسریع روند انجام کار و صرفه جویی در وقت ارباب رجوع و کارمندان و مدیر
- کاهش هزینه های اداری
نکات مهم هنگام پر کردن فرم های اداری
هنگام نوشتن و پر کردن فرم های اداری بهتر است از دست خط خوانایی استفاده کنید که برای دیگران نیز به آسانی قابل خواندن باشد. حتما در هنگام پر کردن این فرم ها با دقت بالایی این کار را انجام دهید تا کوچکترین خطایی رخ ندهد.
چاپ فرم اداری
از مهم ترین و اصلی ترین کارهایی که در هر اداره و سازمانی باید انجام شود، چاپ فرم های اداری است.
این فرم ها برگه مهمی محسوب شده که تقریبا در تمامی مکاتبات اداری و سازمان ها به کار می‌رود. همانطور که میدانید، چاپ آنها نیز اهمیت بالایی دارد.
در چاپ این فرم ها از چه روش‌هایی استفاده می‌شود؟ در چاپ انواع فرم ها، بسته به توع آن فرم باید اصول و نکات مهمی را رعایت کرد.
در این میان از دو نوع فرم‌های عمومی و اختصاصی استفاده می‌شود که به‌ترتیب هر کدام را مورد مطالعه قرار می‌دهیم:
چاپ فرم اداری عمومی:
چاپ این نوع از فرم، طبق استانداردهای عمومی چاپ انجام می‌گیرد. مانند چاپ افست. هزینه چاپ این نوع از فرم ها بسیار کمتر است. معمولا برای چاپ رسیدها و قبوض نیز از این روش استفاده می‌شود. اغلب فرم های اداری که در بسیاری از سازمان ها و ادارات دولتی، دفاتر و مراکز مورد استفاده قرار می‌گیرند، از انواع فرم ها هستند. پس میتوان گفت که چاپ قبوض، رسید، برگه های ورود و خروج، سفارش کالا، درخواست خدمات، در خواست مرخصی، رسید تحویل کالا و …، همگی از نوع چاپ فرم عمومی هستند.
چاپ فرم اداری اختصاصی:
فرم های اداری اختصاصی معمولا به صورت سفارشی و با طراحی های ویژه چاپ می‌شوند. در چاپ فرم اداری اختصاصی، نکات و اصول مهمی با دقت بسیار بالایی به کار برده می‌شود. به جز ادارات و سازمان ها، امروزه شرکت های خصوصی، صاحبان کسب و کارهای بزرگ و کوچک نیز می‌توانند فرم ها، قبوض، رسیدهای ورود و خروج و… را با طرح و رنگ مد نظرشان چاپ کنند.
مجتمع چاپ زمرد، تمام خدمات چاپی، از جمله چاپ انواع فرم های اداری، چاپ فرم اداری عمومی، چاپ فرم اداری اختصاصی و … را با کیفیت بالا و قیمت بسیار مناسب ارائه می‌کند.
Author